Bioversity International è un’organizzazione internazionale con una revenue di 30 milioni di $ all’anno. Ha uno staff di circa 180 persone con molti uffici nel mondo e un sito web con migliaia di pagine.
Collaboro con Bioversity International dal 2012 e in tutti questi anni di lavoro insieme ho ricevuto tante gratificazioni ma anche tante “bastonate”.
Vorrei condividere un pò di suggerimenti pratici per affrontare questo tipo di progetto soprattutto dal punto di vista di organizzazione, gestione, progettazione:
- Prima parte
- strumenti e approcci per collaborare su progetti complessi da remoto
- il confronto con il team di comunicazione
- Seconda parte
- misurazione di risultati per stakeholders e finanziatori
- architettura dei contenuti e design
Disclaimer: Il progetto è nato nel 2012, quindi alcuni consigli potrebbero essere delle ovvietà oggi. Se anche solo uno di questi suggerimenti migliora il lavoro di qualcuno, ho raggiunto il mio scopo.
Sono ospite sul canale di Architecta per un webinar in cui affronterò questi argomenti, il giorno venerdì 13 dicembre alle 14:30. Il webinar è gratuito per tutti i soci (riceverete via email tutti i dettagli). Per seguire il webinar, iscriviti ad Architecta:
Sommario
prima parte: problemi comuni e soluzioni
- Barriere: Distanza e lingua inglese
- Stakeholder e Referenti
- Manutenzione?
A chi sono rivolti questi suggerimenti?
Questo articolo è utile ai committenti nelle grosse organizzazioni. Ad esempio la pubblica amministrazione, le università, le associazioni che devono gestire progetti web complessi dove sono coinvolte molte persone e ricchi di informazioni.
Credo sia utile a tutte le persone che hanno l’incarico di gestire questo tipo di progetti e alle agenzie web, i consulenti che in qualche modo collaborano proprio con gli IT Manager, i CED, i team di comunicazione in queste organizzazioni.
Cos’è Bioversity International
- 30 milioni di $ di revenue, finanziati da governi, fondazioni…
- oltre 180 persone che lavorano in tutto il mondo
- Sede a Roma
- biodiversità di piante, agricoltura, alberi
- sito web con centinaia di pagine
“La biodiversità agricola nutre le persone e sostiene il pianeta”.
bioversityinternational.org
“Lavoriamo in paesi a basso reddito e forniamo pratiche per utilizzare le biodiversità per raggiungere una sicurezza alimentare globale”.
Punti critici a.k.a. le bastonate
Tanti successi ma anche tante cadute. Le maggiori complicazioni incontrate:
- Distanza e lingua inglese
- Stakeholders e referenti
- Manutenzione?
1. Barriere: distanza e lingua inglese
I vantaggi della videoconferenza
La sede è a Roma, io ho base a Ravenna. Per fare 1 ora di incontro impiegherei una giornata intera tra andata e ritorno da Roma. La soluzione (ovvia) usata è di utilizzare un sistema di videoconferenza (come Skype, Zoom, Hangout) gratuito e diffuso, con cuffie e microfono.
Molto meglio della classica telefonata, con cornetta o vivavoce. Migliore qualità dell’audio, mani libere per prendere appunti, e attraverso la chat puoi inviare delle immagini, dei link, delle password… quindi la comunicazione è più ricca e completa.
Inoltre si possono anche registrare le chiamate: ti capita di non trovare appunti riguardo alla decisione presa a proposito di quel titolo, quell’immagine, quel pulsante?
Soprattutto ci si può vedere in faccia e gesticolare (#italians). Per i team remoti questo elemento è molto importante perché consente di sviluppare maggiore empatia, comunicare meglio, lavorare meglio.
Lavagne condivise per rendere tangibili le idee
Ci sono anche dialoghi molto complessi e ricchi di sfumature dove ti confronti sul brand, sul design, sui processi. Come aiuto abbiamo utilizzato una lavagna su cui appendere, moodboard, immagini, testi, flussi.
Ma non una lavagna fisica – una lavagna virtuale, accessibile in tempo reale a tutti: Miro (formerly known as Real Time Board).
2. Stakeholders e referenti
Gli stakeholders sono tutte le persone coinvolte nel progetto e che ne usufruiscono, per esempio:
- agricoltori
- organizzazioni agricole.
- ricercatori
- team di comunicazione
- direzione
- finanziatori
- disoccupati
Una organizzazione così complessa ha tantissimo bisogno di manodopera, di collaboratori, quindi è importante capire chi sono gli stakeholders nel nostro progetto.
3. Il sito web non è una brochure: la Manutenzione
La maggior parte delle persone pensa che il progetto di un sito web sia come una brochure. Progetti la grafica e i contenuti, chiudi gli esecutivi e stampi – finita lì.
“Un sito web mica si rompe…”, e invece il sito ha bisogno di cure costanti perché subisce le pressioni del sistema circostante.
Ad esempio cambiano i browser e i dispositivi (la rivoluzione del mobile first con la diffusione degli smartphone), l’utilizzo dei dati, le policy.
Bisogna tener conto della sicurezza del software e tenerlo monitorato, e prevedere interventi nel caso di problemi.
E gli obiettivi? stiamo andando nella direzione giusta o no? Gli utenti sono soddisfatti?
Qualsiasi progetto degno di questo nome prevede ricerca sugli utenti e test. Il progetto pubblicato poi sarà “maneggiato” da decine, centinaia di persone. Anche se sei il miglior designer al mondo, il prodotto sarà perfettibile, e lo scoprirai solo dopo che molte persone lo avranno usato. Per questo è utile pensare al sito web come un prodotto vivo, da monitorare e aggiustare nel corso degli anni.